Régis Bossut, nous donne des moyens pour susciter la participation dans une réunion et rendre celle-ci motivante.
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Téléchargement PDF : Pour faire participer en réunion
Souvent des dirigeants me disent « Régis, je ne comprends pas, j’ai beau faire des efforts pour faire participer dans mes réunions, j’ai un mal fou pour obtenir des réponses».
A l’inverse des participants me disent :
«Dans les réunions, c’est toujours les mêmes qui parlent, on ne peut pas s’exprimer, les interventions ne sont appréciées que lorsqu’elles vont dans le sens du vent, la première fois que je me suis exprimé, je me suis pris une claque !».
Bien sûr, il y a aussi des commentaires positifs et heureusement, ils sont nombreux.
Alors, vous êtes convaincu que faire participer vos collaborateurs, va les motiver davantage, que vous obtiendrez davantage de créativité, de motivation et vous rêvez, de les voir arriver à toutes vos prochaines réunions, enthousiastes ?
Alors que faire ?
Tout d’abord, avant la réunion ?
Vous allez me dire, la préparation, c’est à dire l’ordre du jour, les principaux sujets, le timing, vous allez faire parvenir l’ordre du jour aux participants et vous allez, vous-même, vous préparer, seulement là, vous voulez, dans cette réunion, obtenir quelque chose de plus : davantage de participation.
Alors, si vous voulez davantage de participation, qui d’autre que vous, peut arriver préparé à cette réunion ?
Évidemment, vous allez me dire, les participants et c’est la raison pour laquelle, nous leur communiquons l’ordre du jour à l’avance.
Très bien, alors que faire de plus, pour les encourager à venir avec des informations, des idées, solutions ?
Leur poser des questions et les poser, dans l’ordre du jour, par exemple :
«Quelles conditions réunir pour le succès de … ?»
«Quels enseignements pouvons-nous tirer de … ?»
«Comment peut-on arriver à résoudre … ?»
«Comment peut-on faire pour arriver à … ?»
Comme vous le voyez, ce sont des questions ouvertes et constructives.
Meilleure sera la préparation de chaque participant, meilleure et plus facile sera la participation du groupe !
Maintenant, pendant la réunion, comment agir ?
Dès la première réponse, du premier participant, l’accueillir et l’accueillir positivement, sans jugement, sans montrer que vous avez une idée personnelle sur la question et mieux encore, si c’est justifié, en valorisant, et ensuite, renvoyer au groupe, avec d’autres questions ouvertes.
Le groupe, peut tout vous apporter, à condition, qu’il en ait envie.
Maintenant, si vous voulez que chacun puisse s’exprimer, à son tour, qu’allez vous faire ?
Canaliser les réactions inappropriées, les bavardages, les hors-sujets, l’interruption de celui qui s’exprime et là encore, positivement.
Toutes les réactions de l’animateur de réunion, sont amplifiées dans un groupe, à fortiori lorsque c’est un supérieur hiérarchique, si un participant se sent agressé, à tort ou à raison, il n’aura plus envie de participer ou pourrait, même, réagir agressivement, avec les risques de contagion dans tout le groupe.
Donc, une réunion de travail, motivante, dépend, essentiellement, de l’animateur, lui-même, et de sa capacité à associer l’attitude participative à la directivité.
«Être directif, canaliser, pour être, mieux participatif».
Tant que votre groupe travaille sur le fond, magnifique ! S’il s’en écarte, d’une manière ou d’une autre, il a besoin d’être recadré.
Il y a également certaines erreurs à éviter :
Surcharger l’ordre du jour, lorsque le groupe arrive à saturation, tout ce qui va être traité, passera aux oubliettes.
Limiter le nombre de participants à 10 maximum. Une règle en réunion participative : «Le niveau de participation est inversement proportionnel au nombre de participants».
Ce qui ne veut pas dire qu’il est impossible de faire participer au delà de ce nombre, mais ça requiert d’autres types de moyens, dont, entr’autres, faire des sous-groupes.
Un autre piège, c’est celui de se mettre à penser ou réfléchir pour le groupe, lui-même, et à plus forte raison, de montrer que vous êtes attaché, plus particulièrement, à certaines idées qui sont, généralement, les vôtres. C’est le plus sûr moyen pour se retrouver tout seul.
Et avant tout cela, dans votre préparation, par quoi commencer ? Par fixer votre but : Est-ce de l’information pure ? De la créativité pure ? Ou les deux, selon les sujets ?
La réponse à cette question, vous permettra de fixer la forme de votre réunion et de décider du niveau de participation, ou non, que vous voulez y développer.
Et aussi, est-ce que votre groupe a l’habitude de participer ? Si ce n’est pas le cas, il aura encore plus besoin d’être encouragé et donc, de votre attitude positive, votre persévérance, votre enthousiasme et, de votre attitude positive, votre persévérance, votre enthousiasme et …
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